Ein Restaurant kann über Monate schwarze Zahlen schreiben und trotzdem in die Schieflage geraten. Der Grund ist selten die Marge, sondern der Zeitpunkt: Geld geht früher raus, als es reinkommt. Wer nur die Gewinn- und Verlustrechnung liest, sieht dieses Problem erst, wenn die Lastschrift zurückgeht.
Gewinn ist eine Rechnung, Liquidität ist ein Kontostand
Der Gewinn ordnet Erträge und Aufwendungen dem Zeitraum zu, in dem sie wirtschaftlich entstehen. Die Liquidität interessiert das nicht. Sie kennt nur zwei Fragen: Wann ist das Geld auf dem Konto, und wann ist es wieder weg. Zwischen beiden Sichtweisen liegen in der Gastronomie regelmäßig mehrere Wochen.
Das gilt besonders für Betriebe mit hohem Kartenanteil, festen Pachtzahlungen und saisonal schwankendem Geschäft. Die Küche arbeitet profitabel, der Kontostand kippt trotzdem in die Wochen, in denen mehrere Fälligkeiten zusammenfallen.
Wo die Zahlungsströme auseinanderlaufen
Es lohnt sich, die typischen Fälligkeiten einmal auf einen Monatskalender zu legen. Erst dann wird sichtbar, dass die kritischen Tage nicht zufällig entstehen, sondern strukturell.
- Kartenumsätze stehen nicht sofort auf dem Konto. Je nach Anbieter und Vereinbarung liegen zwischen Bezahlung am Tisch und Gutschrift ein bis mehrere Bankarbeitstage.
- Lieferantenrechnungen haben unterschiedliche Zahlungsziele. Frischware wird oft kurzfristig fällig, Getränke und Trockenware später. Wer alles gleich behandelt, verschenkt Spielraum.
- Pacht oder Miete ist meist zum Monatsanfang fällig, also genau dann, wenn nach der Lohnzahlung wenig Puffer da ist.
- Löhne und Sozialabgaben sind der größte Block. Die Beiträge zur Sozialversicherung werden bereits vor dem Monatsende fällig, nicht erst mit der Lohnzahlung.
- Umsatzsteuer ist durchlaufender Posten, kein Umsatz. Sie liegt auf dem Konto, gehört aber dem Finanzamt. Eine Dauerfristverlängerung verschiebt nur den Termin, nicht die Pflicht.
- Gutscheine sind Geld für eine Leistung, die noch aussteht. Sie füllen im Dezember das Konto und belasten im Frühjahr den Wareneinsatz.
Die rollierende Wochenvorschau
Das wirksamste Werkzeug ist unspektakulär: eine Tabelle mit den nächsten zwölf bis dreizehn Wochen. Oben der erwartete Zahlungseingang, darunter die bekannten Abflüsse, unten der fortgeschriebene Kontostand. Einmal pro Woche wird die Spalte der abgelaufenen Woche durch die Ist-Werte ersetzt und hinten eine neue Woche angehängt.
Der Nutzen liegt nicht in der Prognosegenauigkeit, sondern in der Vorwarnzeit. Ein Engpass, den man sechs Wochen vorher sieht, lässt sich durch Verhandlung lösen. Derselbe Engpass drei Tage vorher ist ein Notfall, der Geld kostet.
Wer die Umsatzsteuer und die Sozialabgaben nicht als eigene Zeile führt, plant regelmäßig mit Geld, das ihm nicht gehört. Diese beiden Positionen gehören in der Vorschau nach oben, nicht ans Ende.
Die häufigsten Fehlerquellen
Vier Muster tauchen in Betrieben immer wieder auf, und alle vier sind vermeidbar.
- Investition aus der laufenden Kasse. Ein neuer Kombidämpfer wird bezahlt, weil gerade Geld da ist. Das Geld war aber für die Umsatzsteuer der Vormonate gedacht.
- Wareneinsatz vor der Saison. Vorkauf ist sinnvoll, wenn der Einkaufsvorteil den Liquiditätsentzug rechtfertigt. Das ist eine Rechnung, keine Gewohnheit.
- Skonto ohne Prüfung ausgelassen. Wer Skonto liegen lässt, verzichtet auf einen Vorteil, der auf das Jahr hochgerechnet deutlich über üblichen Kreditkosten liegen kann. Wer es nimmt, obwohl das Konto es nicht hergibt, tauscht ihn gegen Dispozinsen.
- Keine Trennung von Betriebs- und Privatentnahmen. Unregelmäßige Entnahmen machen jede Vorschau wertlos. Eine feste monatliche Entnahme ist planbar, eine bedarfsgesteuerte nicht.
Reihenfolge im Engpass
Wenn es eng wird, entscheidet die Reihenfolge über den Schaden. Zuerst laufen die Zahlungen, deren Ausbleiben den Betrieb sofort stoppt oder rechtlich eskaliert: Löhne, Sozialabgaben, Steuern, Pacht, die zwei bis drei Lieferanten ohne die morgen nicht geöffnet werden kann.
Danach folgt das Gespräch, nicht das Aussitzen. Ein Lieferant, der vorab von einer Verschiebung erfährt, bleibt in der Regel Lieferant. Einer, der die geplatzte Lastschrift zur Kenntnis nimmt, stellt auf Vorkasse um, und Vorkasse verschärft genau das Problem, das man lösen wollte.
Was daraus folgt
Liquiditätssteuerung ist keine Buchhaltungsaufgabe, sondern eine wöchentliche Betriebsroutine, die eine halbe Stunde braucht. Sie ersetzt keine Ertragsanalyse, sondern ergänzt sie: Der Ertrag sagt, ob das Geschäftsmodell trägt, die Vorschau sagt, ob der Betrieb bis dahin durchhält. Wer beides nebeneinander legt, erkennt früh, ob ein schwacher Monat ein Kostenproblem oder nur ein Zeitproblem ist. Welche Kennzahlen dafür die Basis liefern, steht in Gastronomie-Kennzahlen: 3 Zahlen für mehr Gewinn.