Gewinn in der Gastronomie ist der Betrag, der vom Umsatz übrig bleibt, nachdem Wareneinsatz, Personal, Miete, Energie, alle übrigen Betriebskosten und ein angemessener Lohn für die eigene Arbeit bezahlt sind. Wie viel Gewinn ein Restaurant macht, lässt sich deshalb nicht pauschal beantworten: Zwei Betriebe mit demselben Umsatz können am Jahresende sehr unterschiedlich dastehen, je nach Wareneinsatz, Personalquote und Miete. Sicher ist nur, dass es fast immer deutlich weniger ist, als die Umsatzzahl vermuten lässt. Dieser Artikel zeigt die Stufen zwischen Umsatz und Gewinn, rechnet sie an einem angenommenen Beispiel durch und erklärt, wie Sie den Gewinn Ihres Betriebs monatlich selbst ermitteln.
Die Stufen zwischen Umsatz und Gewinn
Wer über Gewinn spricht, meint häufig verschiedene Dinge. Damit die Rechnung stimmt, gehören die Begriffe sauber getrennt. Jede Stufe beantwortet eine andere Frage.
- Umsatz: Alle Erlöse aus Speisen, Getränken, Veranstaltungen und Lieferung, netto ohne Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer gehört nie zum Umsatz, sie wird nur durchgereicht.
- Rohertrag: Umsatz abzüglich Wareneinsatz. Er zeigt, was Küche und Theke nach dem Einkauf tatsächlich erwirtschaften.
- Deckungsbeitrag: Rohertrag abzüglich der variablen Kosten, die mit jedem Gast steigen oder fallen: Aushilfen auf Stundenbasis, Kartengebühren, Verpackung, Lieferprovisionen. Der Deckungsbeitrag muss die Fixkosten tragen.
- Betriebsergebnis: Deckungsbeitrag abzüglich aller Fixkosten wie festes Personal, Miete, Energie, Versicherungen, Wartung, Steuerberater und Abschreibung.
- Gewinn nach Unternehmerlohn: Betriebsergebnis abzüglich eines kalkulatorischen Lohns für die eigene Arbeitszeit. Erst diese Zahl sagt, ob der Betrieb als Unternehmen Geld verdient oder nur den Inhaber beschäftigt.
Der letzte Punkt wird am häufigsten übersehen. Wer als Inhaber sechzig Stunden in der Woche arbeitet und dafür nichts ansetzt, weist ein Betriebsergebnis aus, das in Wahrheit sein Gehalt ist. Steuern kommen bei Einzelunternehmern und Personengesellschaften erst danach; sie gehören nicht in die Betriebsrechnung, sondern auf die private Seite.
Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten
Die folgenden Zahlen sind ausdrücklich Annahmen für ein mittelgroßes Restaurant mit Inhaberführung. Sie stammen aus keiner Statistik und sollen nur den Rechenweg zeigen. Setzen Sie an jeder Stelle Ihre eigenen Werte ein.
- Jahresumsatz netto: 480.000 Euro
- Wareneinsatz Speisen und Getränke: 144.000 Euro, also 30 Prozent vom Umsatz
- Rohertrag: 336.000 Euro
- Variable Kosten (Aushilfen, Kartengebühren, Verpackung): 36.000 Euro
- Deckungsbeitrag: 300.000 Euro
- Festes Personal einschließlich Sozialabgaben: 140.000 Euro
- Miete oder Pacht mit Nebenkosten: 48.000 Euro
- Energie: 24.000 Euro
- Sonstiges (Versicherungen, GEMA, Wartung, Reinigung, Marketing, Steuerberater): 24.000 Euro
- Abschreibung auf Küche, Einrichtung und Technik: 14.000 Euro
- Betriebsergebnis: 50.000 Euro
- Kalkulatorischer Unternehmerlohn: 40.000 Euro
- Gewinn nach Unternehmerlohn: 10.000 Euro
Aus 480.000 Euro Umsatz werden in diesem Beispiel rund zwei Prozent echter Unternehmensgewinn. Das Betriebsergebnis von 50.000 Euro sieht auf den ersten Blick ordentlich aus, ist aber zum größten Teil das Gehalt des Inhabers. Genau diese Verwechslung führt dazu, dass Betriebe jahrelang als profitabel gelten, obwohl sie nur die Arbeitskraft ihres Chefs verbrauchen.
Merksatz: Das Betriebsergebnis ist die Zahl für den Steuerberater, der Gewinn nach Unternehmerlohn ist die Zahl für Sie. Nur die zweite sagt, ob sich der Betrieb als Unternehmen lohnt.
Warum Umsatz und Gewinn auseinanderlaufen
Der Grund liegt in der Kostenstruktur. Wareneinsatz und variable Kosten wachsen mit dem Umsatz, die Fixkosten bleiben. Ein Betrieb, der seine Fixkosten gerade so deckt, macht mit jedem zusätzlichen Gast überproportional mehr Gewinn, weil nur noch Wareneinsatz und variable Kosten abgehen. Umgekehrt frisst ein Umsatzrückgang von zehn Prozent nicht zehn Prozent des Gewinns, sondern häufig den gesamten Gewinn, weil Miete und festes Personal weiterlaufen.
Im Beispiel oben bleiben von jedem zusätzlichen Euro Umsatz nach Wareneinsatz und variablen Kosten rund 62 Cent als Deckungsbeitrag übrig. Fehlen dagegen 48.000 Euro Umsatz, also zehn Prozent, fehlen etwa 30.000 Euro Deckungsbeitrag, und das Betriebsergebnis sinkt von 50.000 auf 20.000 Euro. Nach Unternehmerlohn steht der Betrieb dann im Minus. Deshalb reagiert der Gewinn so viel heftiger als der Umsatz, in beide Richtungen.
Dieselbe Mechanik erklärt, warum Umsatzaktionen den Gewinn drücken können. Eine Rabattaktion, die mehr Gäste bringt, aber auf jeden Bon einen Nachlass gewährt, erhöht den Umsatz und senkt gleichzeitig den Deckungsbeitrag je Gast, weil der Wareneinsatz in voller Höhe anfällt. Ob sich die Aktion lohnt, entscheidet nicht die Umsatzkurve, sondern der Deckungsbeitrag nach der Aktion im Vergleich zu davor. Wer nur den Umsatz beobachtet, feiert volle Tische und wundert sich später über das Jahresergebnis.
Wo Gewinn unterwegs verloren geht
Zwischen der Kalkulation auf dem Papier und dem Ergebnis am Jahresende liegen vier typische Stellen, an denen Gewinn versickert.
- Schwund: Verderb, Fehlportionierung, Bruch, Personalverzehr und unbezahlte Getränke erhöhen den Wareneinsatz, ohne dass ein Gast mehr bezahlt. Wer nur den Einkauf sieht, merkt es erst bei der Inventur. Wie sich das eingrenzen lässt, steht in Schwund stoppen: Inventur und Warenwirtschaft im Griff.
- Personalplanung: Zwei Stunden Überbesetzung an einem ruhigen Nachmittag kosten jeden Tag Geld, das am Monatsende niemand einer einzelnen Schicht zuordnet. Der Dienstplan gehört an den erwarteten Umsatz gekoppelt, nicht an Gewohnheit.
- Getränkemarge: Getränke tragen in den meisten Betrieben den größeren Teil des Rohertrags. Ein falsch kalkulierter Ausschank, großzügige Freirunden oder ein Bezugsvertrag mit ungünstigem Einkaufspreis wirken direkt auf das Ergebnis.
- Preise: Wer gestiegene Einkaufspreise nicht weitergibt, senkt seine Marge still. Eine Preisanpassung, die den höheren Wareneinsatz nur ausgleicht, ist keine Erhöhung des Gewinns, sondern sein Erhalt.
Keine dieser Stellen ist für sich dramatisch. Zusammen entscheiden sie, ob im Beispiel zehntausend Euro oder gar nichts übrig bleibt.
Den eigenen Gewinn monatlich ermitteln
Die betriebswirtschaftliche Auswertung vom Steuerberater kommt mit Verzögerung und zeigt das Betriebsergebnis, nicht den Gewinn nach Unternehmerlohn. Für die Steuerung reicht eine einfache eigene Monatsrechnung, die am Monatsersten in einer halben Stunde fertig ist.
- Nettoumsatz des Monats aus dem Kassensystem ziehen, getrennt nach Speisen und Getränken.
- Wareneinsatz nicht aus den Rechnungen, sondern aus Anfangsbestand plus Einkauf minus Endbestand berechnen. Ohne Monatsinventur ist diese Zahl geraten.
- Personalkosten des Monats einschließlich Arbeitgeberanteilen und Aushilfen erfassen.
- Fixkosten als Zwölftel der Jahreswerte ansetzen, auch wenn die Rechnung nur einmal im Jahr kommt. Das gilt für Versicherungen, Wartung, Steuerberater und die Abschreibung.
- Den Unternehmerlohn als festen Monatsbetrag abziehen, so als wären Sie angestellt.
- Das Ergebnis mit dem Vormonat und dem Vorjahresmonat vergleichen, nicht mit dem Bauchgefühl.
Wie hoch der Unternehmerlohn anzusetzen ist, entscheidet keine Formel, sondern die Frage, was Sie einem angestellten Betriebsleiter für dieselbe Arbeit zahlen müssten, einschließlich Sozialabgaben. Wer diese Zahl zu niedrig setzt, schönt sein Ergebnis. Wer sie weglässt, rechnet gar nicht.
Das Kassensystem liefert für diese Rechnung mehr, als die meisten Betriebe nutzen. Welche Auswertungen dort schon vorhanden sind, zeigt Kassendaten auswerten: Was das Kassensystem über den Gewinn verrät. Wer die Monatsrechnung auf wenige Steuerungsgrößen verdichten will, findet sie in Gastronomie Kennzahlen: 3 Zahlen für mehr Gewinn.
Gewinn ist nicht Liquidität
Ein Betrieb kann Gewinn ausweisen und trotzdem am Fünfzehnten die Miete nicht zahlen können. Umgekehrt kann das Konto gut gefüllt sein, während der Betrieb Verlust macht. Der Gewinn ist eine Periodenrechnung: Er verteilt die Abschreibung auf Jahre, ordnet Kosten dem Monat zu, in dem sie entstehen, und ignoriert, wann das Geld tatsächlich fließt. Die Liquidität dagegen kennt nur Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge.
Die typischen Stellen, an denen beides auseinanderläuft: Die Umsatzsteuer liegt bis zur Voranmeldung auf dem Konto und fühlt sich wie Gewinn an. Ein neuer Kombidämpfer wird sofort bezahlt, aber über Jahre abgeschrieben. Die Jahresversicherung wird im Januar fällig, obwohl sie zwölf Monate deckt. Gutscheine bringen Geld, bevor die Leistung erbracht ist. Wer den Gewinn als Kontostand liest, trifft falsche Entscheidungen. Warum das selbst profitable Betriebe in Schwierigkeiten bringt, erklärt Liquidität in der Gastronomie: Warum profitable Betriebe an der Zahlungsfähigkeit scheitern.
Wo die Gewinnrechnung nicht weiterhilft
Die Gewinnrechnung zeigt, ob ein Betrieb als Ganzes funktioniert. Sie zeigt nicht, warum. Ein Betriebsergebnis von 50.000 Euro sagt nichts darüber, ob der Mittagstisch Geld bringt oder Geld kostet, ob die Terrasse den Winter mitträgt oder ob ein einzelnes Gericht mit hohem Wareneinsatz die Karte belastet. Dafür braucht es Auswertungen unterhalb der Betriebsebene: nach Tageszeit, nach Wochentag, nach Warengruppe, nach Gericht.
Sie hilft auch nicht bei der Frage, ob der Betrieb überhaupt tragfähig ist, wenn der Unternehmerlohn realistisch angesetzt wird. Ein Ergebnis nahe null nach Unternehmerlohn ist kein Rechenfehler, sondern eine Aussage über Geschäftsmodell, Standort oder Preise. Und sie ersetzt keine steuerliche Beratung: Welche Abschreibung zulässig ist, wie Privatentnahmen zu behandeln sind und was am Jahresende an Steuern fällig wird, gehört zum Steuerberater. Die eigene Monatsrechnung ist ein Steuerungsinstrument, kein Jahresabschluss.
Wer sie trotzdem konsequent führt, weiß Anfang des Monats, was er sonst erst im Sommer des Folgejahres erfährt. Das ist der Unterschied zwischen einem Betrieb, der Gewinn macht, und einem, der ihn zufällig behält.